+7 499 703 03 18
+7 495 308 92 83
Вход/Регистрация
Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота в СМУ-6

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота в СМУ-6

16 августа 2017

ООО «СМУ-6» – одно из крупнейших строительных предприятий Москвы, занимающееся строительством жилых домов, производственных, административных, торговых зданий и комплексов, объектов социально-бытового и инженерного обеспечения.

 

Специфика деятельности «СМУ-6» связана с ведением огромного количества документов, необходимых для заключения и ведения договорных отношений с клиентами и подрядчиками. Компания приняла решение об автоматизации своих внутренних процессов, постоянно сталкиваясь с проблемами следующего характера:

отсутствие единого хранилища документов и удобной системы их поиска;

существенные временные затраты, связанные с ручным формированием однотипных документов;

отсутствие инструментов контроля исполнения поставленных внутри компании задач;

отсутствие оперативной аналитики, обеспечивающей необходимую прозрачность деятельности подразделений и возможность принимать взвешенные управленческие решения.

 

В ходе автоматизации в «СМУ-6» должна быть внедрена автоматизированная система электронного документооборота со следующими возможностями:

  • создание единой базы документов;
  • ведение единого реестра клиентов и подрядчиков с историей взаимоотношений с ними и соответствующей документацией;
  • автоматический контроль исполнения сроков по согласованию документов и выполнению всех поставленных в компании задач;
  • регистрация документов в системе, удобная система поиска любых документов;
  • согласование документов в системе;
  • формирование из системы однотипных форм документов;
  • создание оперативных аналитических отчетов по выполнению работ.

 

Принимая во внимание небольшой опыт использования заказчиком автоматизированных систем и основываясь на результатах выполненного компанией ООО «Хок Хаус Интегрейшн» предпроектного обследования, было решено разделить проект на последовательные этапы:

 

Этап №1. Решаются основные задачи, связанные с построением системы документооборота с учетом индивидуальных требований «СМУ-6», разрабатывается удобный инструментарий для постановки и контроля исполнения задач, а также проходит обучение всех пользователей системы.

Этап №2. Настройки аналитической отчетности и уведомлений руководителей о наступлении сроков выполнения по открытым договорам.

Этап №3. Развитие системы: бюджетирование и автоматизация взаиморасчетов с поставщиками, управление проектами.

 

 

К настоящему времени завершен первый этап автоматизации и выполнено следующее:

  • Реализован учет электронного документооборота на различных этапах бизнес-процессов заказчика с полным учетом всех специфических особенностей компании.
  • Реализован алгоритм электронного согласования различных видов договоров с поставщиками услуг.
  • Настроен автоматический запуск по созданию и назначению регулярных задач согласно установленным внутренним регламентом срокам.
  • Реализован механизм автоматического замещения ответственных по задачам, на случай отпусков и командировок.
  • Реализован механизм отправки напоминаний о наступлении сроков выполнения работ по договорам.
  • Автоматизировано создание необходимых документов для оформления сделок.

 

Руководитель проекта по автоматизации «СМУ-6» Горелов Константин Геннадьевич дал оценку текущим результатам внедрения платформы AMBER: «Система электронного документооборота позволила значительно сократить время движения договоров и поиск необходимой информации, оптимизировать процессы согласования всех документов, сделав их прозрачными и оперативно управляемыми, исключить возможность потери документов».

Подписка на новости
Подписаться
Подписаться