СМУ-6: безбумажный документооборот для крупнейшего застройщика Москвы
Проект: автоматизация документооборота
ООО «СМУ-6» – одно из крупнейших строительных предприятий Москвы, занимающееся строительством жилых домов, производственных, административных, торговых зданий и комплексов, объектов социально-бытового и инженерного обеспечения.
Проблематика
- Ведение огромного количества документов, необходимых для заключения и сопровождения договорных отношений с клиентами и подрядчиками;
- Существенные временные затраты, связанные с ручным формированием однотипных документов;
- Отсутствие единого хранилища документов и удобной системы их поиска;
- Отсутствие инструментов контроля исполнения поставленных внутри компании задач;
- Отсутствие оперативной аналитики, обеспечивающей необходимую прозрачность деятельности подразделений и возможность принимать взвешенные управленческие решения.
Реализованное решение на платформе AMBER
Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота.
Результат первого этапа
- Реализован учет электронного документооборота на различных этапах бизнес-процессов заказчика с полным учетом всех специфических особенностей компании.
- Реализован алгоритм электронного согласования различных видов договоров с поставщиками услуг.
- Настроен автоматический запуск по созданию и назначению регулярных задач согласно установленным внутренним регламентом срокам.
- Реализован механизм автоматического замещения ответственных по задачам, на случай отпусков и командировок.
- Реализован механизм отправки напоминаний о наступлении сроков выполнения работ по договорам.
- Автоматизировано создание необходимых документов для оформления сделок. Достигнуто значительное сокращение времени движения договоров и поиска необходимой информации
- Оптимизирован процесс согласования всех документов.
- Повышена прозрачность деятельности структурных подразделений и управляемость организацией.