Строительно-монтажное управление 6
ООО «СМУ-6» – одно из крупнейших строительных предприятий Москвы, занимающееся строительством жилых домов, производственных, административных, торговых зданий и комплексов, объектов социально-бытового и инженерного обеспечения.
Проект: Автоматизация документооборота
ПРОБЛЕМАТИКА
- Ведение огромного количества документов, необходимых для заключения и сопровождения договорных отношений с клиентами и подрядчиками.
- Отсутствие единого хранилища документов и удобной системы их поиска.
- Существенные временные затраты, связанные с ручным формированием однотипных документов.
- Отсутствие инструментов контроля исполнения поставленных внутри компании задач.
- Отсутствие оперативной аналитики, обеспечивающей необходимую прозрачность деятельности подразделений и возможность принимать взвешенные управленческие решения.
РЕШЕНИЕ
Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота.
РЕЗУЛЬТАТ ПЕРВОГО ЭТАПА
- Реализован учет электронного документооборота на различных этапах бизнес-процессов заказчика с полным учетом всех специфических особенностей компании.
- Реализован алгоритм электронного согласования различных видов договоров с поставщиками услуг.
- Настроен автоматический запуск по созданию и назначению регулярных задач согласно установленным внутренним регламентом срокам.
- Реализован механизм автоматического замещения ответственных по задачам, на случай отпусков и командировок.
- Реализован механизм отправки напоминаний о наступлении сроков выполнения работ по договорам.
- Автоматизировано создание необходимых документов для оформления сделок.
- Достигнуто значительное сокращение времени движения договоров и поиска необходимой информации,
- Оптимизирован процесс согласования всех документов.
- Повышенена прозрачность деятельности структурных подразделений и управляемость организацией.